ÇAYIRLI  BELEDİYE BAŞKANLIĞI

  YAZI İŞLERİ VE KARARLAR MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve kapsam

Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; Çayırlı Belediye Başkanlığı Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü’nün görev, yetki, sorumluluk ve çalışma usul ve esaslarını belirlemek, iş ve işlemlerin mevzuata, planlı, düzenli, verimli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.

Dayanak

Madde  2- Bu Yönetmelik; 03.07.2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15’inci maddesinin (b) bendi ve 18’inci maddesinin (m) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde  3-  (1)Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

Bu Yönetmeliğin uygulanmasında;

1. a) Belediye: Çayırlı Belediye Başkanlığı’nı,
   b) Başkan: Çayırlı Belediye Başkanı’nı,
   c) Müdürlük: Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü’nü,
   d) Birim: Belediyede bütçesi bulunan harcama birimlerini,
   e) Gelen Evrak: Diğer kurum, kuruluş ve kişilerden belediyeye gelen belgeleri,
   f) Giden Evrak: Belediyeden çıkan ve diğer kurum, kuruluş ve kişilere gönderilen belgeleri,
   g) İç Yazışma: Belediye birimleri arasında yapılan yazışmaları,
   h) Dış Yazışma: Belediye ile diğer kurum, kuruluş ve kişiler arasında yapılan yazışmaları,
   ı) Evrak Kayıt Numarası: Gelen ve giden evraka Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü’nce verilen kayıt numarasını,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Müdürlüğün Görevleri

Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü’nün Görevleri

Madde 4 —
Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na bağlı olarak aşağıdaki görevleri yerine getirir:

Madde 5—Yazı İşleri

1. a) Belediyenin yazışmalarla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,
   b) Gelen evrakı teslim almak, kaydetmek, havale etmek ve ilgili birimlere dağıtmak,
   c) Belediyeden çıkan evrakı kaydetmek, gerekli yerlere göndermek, zimmet defterini düzenlemek,
   ç) Evrak kayıt numarası verilerek, yazışmaların mevzuata uygun yapılmasını sağlamak,
   d) Belediyenin resmi mühür işlemlerini takip etmek,
   e) Yazışmalarda standart dosya planı ve kodlamaya uygunluğu sağlamak.

Madde 6 —Meclis ve Encümen

1. a) Belediye Meclisi ve Encümen gündemlerini hazırlamak,
   b) Toplantıları duyurmak ve tutanaklarını hazırlamak,
   c) Alınan kararları yazarak imzalatmak, gerekli mercilere göndermek ve arşivlemek,
   ç) Meclis üyelerinin huzur haklarıyla ilgili işlemleri yürütmek,
   d) Meclis ve Encümen toplantılarında mevzuata uygunluğu sağlamak ve destek vermek.

Madde 7 —Arşiv

1. a) Müdürlüğün ve belediyenin diğer birimlerinden gelen evrak, dosya ve belgeleri düzenli bir şekilde arşivlemek,
   b) Arşivde muhafazasına gerek görülmeyen belgeleri, yürürlükteki mevzuata uygun olarak imha işlemlerini yürütmek,
   c) Arşiv hizmetlerinin düzenli yürütülmesi için ilgili birimlerle koordinasyon sağlamak.

Madde 8 —Diğer Görevler

1. Müdürlüğün görev alanına giren diğer iş ve işlemleri yürütmek,
2. Belediye Başkanı tarafından verilen ve mevzuata uygun olan diğer görevleri yerine getirmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

 Görev,  Yetki ve Sorumluluklar

  Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE  9-

Yazı İşleri ve Kararlar Müdürü; müdürlüğün en üst amiri olarak aşağıdaki görev, yetki ve sorumluluklara sahiptir:

Müdürlüğün çalışmalarını belediyenin stratejik plan ve performans programına uygun şekilde yürütmek ve koordine etmek,
b) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin mevzuata uygun, zamanında ve eksiksiz yapılmasını sağlamak,
c) Harcama yetkilisi olarak, mali işlemlerin mevzuata ve iç kontrol ilkelerine uygun şekilde yürütülmesini sağlamak,
ç) Personelin görev dağılımını yapmak, hizmet içi eğitimlerini planlamak ve iş sağlığı ve güvenliği kurallarına uyulmasını sağlamak,
d) Üst yönetim tarafından verilen görevleri yerine getirmek, birimi temsil etmek, toplantılara katılmak,
e) Müdürlüğün faaliyetlerini raporlamak, dosyalamak ve ilgili mercilere sunmak,
f) Birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlamak, personelin motivasyonunu artırıcı çalışmalar yapmak,
g) Müdür, tüm görevlerin tam ve zamanında yerine getirilmesinden Belediye Başkanına karşı sorumludur.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Madde 10 —
Müdürlüğün memur ve işçi personeli, aşağıdaki görev, yetki ve sorumluluklara sahiptir:

1. a) Müdür tarafından verilen görevleri zamanında ve eksiksiz yerine getirmek,
   b) Çalışma düzenine uygun olarak görev yapmak ve işlerin etkin ve verimli yürütülmesine katkıda bulunmak,
   c) Kullandıkları ve zimmetlerinde bulunan malzemeleri özenle kullanmak ve korumak,
   ç) Mevzuat ve amirlerinin verdiği görevleri yerine getirmek,
   d) İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymak,
   e) Personel, görevlerini yerine getirirken Belediye Başkanı ve Müdürüne karşı sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Müdürlüğün Çalışma Düzeni

Çalışma düzeni

Madde 11 —
Müdürlükte görevli tüm personel aşağıdaki esaslara uyar:

1. a) Görevleriyle ilgili iş ve işlemler hakkındaki bilgileri izinsiz olarak kurum dışına veremez; belediyenin evrak ve bilgi güvenliğini sağlarlar.
   b) Hiçbir ayrım gözetmeden her vatandaşa eşit ve adil davranırlar.
   c) Görevleri ile ilgili olarak, doğrudan ya da dolaylı olarak hiç kimseden hediye, ikram veya hizmet kabul edemez, borç alıp veremezler.
   ç) Meclis, Encümen ve Başkanlık yazıları ve dosyalarındaki bilgileri yetkisiz kişilerle paylaşamazlar.
   d) Mesai bitiminde masa üzerindeki evrakları dolap veya çekmecelere kaldırır ve kilitlerler.
   e) Kullandıkları malzeme ve evrakların korunmasından şahsen sorumludurlar; görevden ayrılırken bunları yazılı tutanakla teslim ederler.

Bilgi Verme Yasağı

Madde 12 —
Müdürlük personeli, gizli olsun ya da olmasın, evrak ve işlemlerin sonucuna dair yetkisiz şekilde bilgi veremez ve açıklamada bulunamaz. Bilgi alacak kişiler yalnızca Müdürün veya yetkilendirdiği görevlinin verdiği bilgiyle yetinir.
Bu kurallara aykırı davrananlar hakkında mevzuat çerçevesinde yasal işlem yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yönergeler

Yönerge Çıkarılması

Madde 13 —
Bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve müdürlüğün yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin yönergeler çıkarmaya Başkanlık Makamı yetkilidir.

ALTINCI BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

Madde 14 —
Bu Yönetmelik, Çayırlı Belediye Meclisinin kabulü ve belediye ilan panosunda ilan edilmesiyle yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 15 —
Bu Yönetmelik hükümlerini Çayırlı Belediye Başkanı yürütür.

 (Belediye Meclisinin 07.08.2025 tarih ve 50 sayılı kararı ile kabul edildi.)

(Belediyemiz  ilan  panosunda  29. 08. 2025  tarihinde ilan  edilerek   yürürlüğe girdi.)